Назад к списку

RS. Облачные технологии в офлайн-бизнесе

Продолжаем нашу инвестиционную программу. Road Show.  

Я рассказал о наших сильных сторонах, которые мы имеем сегодня и собираемся только улучшать их со временем и опытом. Теперь же нужно рассказать о наших скрытых и потенциальных сильных сторонах бизнес-системы. Ведь сегодня на дворе 21 век, мы молодые и прогрессивные. Нам не чужды тенденции современых технологий, даже наоборот. Единственный способ показывать отличный результат при минимуме ресурсов - это интернет-технологии. И хоть в 2018 году писать об интернет технологиях - это курам на смех, но в том то и проблема, что до сих пор существуют не просто виды, типы, а целые сферы и сектора экономики, которые не перешли в новый технологический уклад.

Продуктовый ритейл - не исключение. Совмещение офлайн и онлайн систем - это только набирающий тренд в мире, СНГ и Россия, в частности, не исключение. Будущее - в сокращении издержек за счёт использования информационных технологий и исскуственного интелекта, который должен помогать людям быстрее решать задачи и проблемы. Информационные системы (прим. в будущем, "ИС"), как инструмент для человека, а не как субъект экономики наравне с человеком - вот будущее.

Даже поколению из 90-ых даются все эти новшества с трудом, хотя при нас они начали появляться, и мы росли с ними паралельно. Но поколение Z - это уже поколение технологий, для которых телефон - не предмет роскоши, или средство достижения целей - это 3-яя рука, либо 3-ий глаз. И как ни крути, именно они будут требовать изменений в сфере экономики. Либо мы возглавим и создадим то, что будет востребовано, уже скоро социальноврозлому поколению Z, либо они его возглавят, но уже без нас.

Для меня информационные технлогии - это часть моей жизни, поэтому я был крайне удивлён, что использование ИС в продуктовом магазине - это только предстоящее будущее в нашей стране. А когда я изучил опыт компании "Додо пицца" - то я осознал, что ничего удивительного не произошло, но в тоже время - это прорыв в бизнес-среде! Поэтому мы идём по пути "Додо" - и мы не собираемся быть уникальными, мы собираемся брать лучшее у лучших и делать это ещё лучше. И вот так мы уже сегодня используем преимущества информационных технологий в работе нашего магазина и наших бизнес-процессов.


Сегодня мы ещё не занимаемся разработкой нашей собственной информационной системы (прим. в будущем, "ИС"). Это очень дорогостоящая инвестиция, особенно на этапе "прототипа" бизнес-модели. Продуктовый ритейл - это небольшие деньги, и лишь эффект масштаба и синергия от него начинает приносить достаточный капитал. Но это не мешает нам пользоваться благами западной цивилизации уже сегодня.

Я расскажу, как и чем мы пользуемся уже сегодня, а также постараюсь создать образ-идею того, как это всё вместе в единном продукте при помощи новых "фич" сможет полностью изменить представление о продуктовом ритейле.

Зачем нужны информационные технологии сегодня

Каждый понимает, что технологии - это хорошо, но мало кто понимает математическое и экономическое обоснование технологий. Каждая новая технология, а информационные технологии не исключение, придумывается для того, чтобы сократить издержки. Очень банально и просто. Именно поэтому, продуктовый ритейл не исключение. Мы тоже хотим сократить издержки.

Издержки выражаются не только в денежном эквиваленте (хотя можно любую издержку посчитать в деньгах). Лишняя трата времени - издержки, избыточный человеческий ресурс - издержки, квалификация человека - издержки и т.д. Но это та ситуация, когда тебе нужно сократить избыток ресурсов, чтобы уменьшить черезмерные издержки в производстве, тем самым увеличить прибыль или уменьшить стоимость конечного продукта.

Но мы же находимся в совершенно иной ситуации. Мы в ситуации ограниченности ресурсов. Нам нужно сделать то, что делают бизнес-системы с полноценным количеством ресурсов. Это и толкает нас в объятья информационных технологий. Это же и делает нас более эффективными и устойчивыми к потрясениям. Мы не успеваем заплыть "жирком" и расслабиться. Каждый свободный ресурс мы сразу же используем для улучшения системы и развития.

Чтобы справляться с такой ситуацией мы используем соответствующие ИС, о которых я сейчас и расскажу.

Subtotal - товаро-учётный модуль

С этой программы мы начинали свою работу с помощью облачных технологий. Потом в 2017 году вышел закон, который обязал весь ритейл связать с онлайн кассами. После этого товаро-учётная программа стала обязательным элементом для любого продуктового магазина, как минимум для того, чтобы совершать продажи.

Мы оценили все програмы на рынке России, и subtotal.ru показал самый высокий результат производительности, насыщенности, аналитики, а самое главное простоты. Давайте я расскажу все преимущества программы и как мы её используем:

1. Блок "Касса" в этой ИС устроен идеально. Нет лишних кнопок, элементов. Всё понятно и просто. Именно блок "Касса" больше всего привлёк меня, как продавца в первом магазине.


2. Блок "Склад". Реализован в ИС так, что любой человек, который умеет управляться с компьютером и социальными сетями, может выполнять те функции, которые во многих продуктовых магазинах реализуют "бухгалтера": приём товара на виртуальный "склад", создание новых виртуальных позиций, изменение цены у товара, и др. Тем самым мы сразу же сэкономили на этой части работы. Минус одна должность по учёту товарных виртуальных накладных и товаров.


3. Блок "Акции". В этой ИС я нашёл лайф-хак. У них есть блок, отвечающий за составные товары. Это та ситуация, когда ты можешь создать комбинированный товар из товаров, которые уже заведены у тебя на склад. Мы его используем, как продукты тяжелого учёта, например кофе, при производстве, которых нужно списать сразу много разных деталей: стаканчик, кофе, молоко и т.д. Но в блоке "Касса" ты получаешь сразу составной товар под одним наименованием.

Точно также, этот блок можно использовать для комбо акций, когда при покупке определённых позиций ты получаешь сразу же акционную цену и списываешь их одновременно. При этом в программе реализованы функция скидок и комбинации их при разных элементах. 

Этот блок и функции незаменимы для работы, ведь мало придумать акцию, её ещё нужно качественно реализовать, чтобы не нарушался рабочий процесс или не падал сервис. Так  мы смогли за один час прогнать 100 кг мяса на потоке, потому что вначале мы смогли правильно подготовиться к ации, воспользовавшись всеми функциями ИС subtotal.ru


Данная ИС на данном этапе развития идеально подходит, как прототип блоков: "Склад", "Акция", "Касса", "Оперативная аналитика". Я не буду перечислять все все её преимущества, но основные и главные: это просто и удобство. Благодаря ей, мы смогли сократить издержки в работе. 

Но у этой программы есть недостатки, которые мы смогли устранить с помощью другой ИС - market.kontur.ru

Kontur - алкогольный модуль + отчёты

Работа с алкоголем в Российской Федерации - это особый набор требований и правил. В общем итоге это всё сводится к правильно оформленным и своевременным отчётам перед государством с помощью системы ЕГАИС. Само государство, придумывая такую форму контроля, плохо проработало её для всех видов бизнеса, особенно малого бизнеса. И когда мы столкнулись с ЕГАИС, для нас было самое важное: как не увеличивая штат, решить вопрос алкогольной отчётности. И так мы вышли на ИС Kontur, ведь в Subtotal недоработан этот принцип работы системы.

1. Блок "Крепкий алкоголь". Работа с Егаис - это не просто продажа через ЕГАИС алкоголя. Это самое главное: принятие и учёт проданных позиций. Потому что в отчёте нужно указывать не просто бутылку, а ещё и завод, в котором была именно эта партия произведена. Если отмечать на листочке наименования, то этого невозможно достигнуть. Только лишь ИС, которая полностью сопоставляет приход и списание может сделать это быстро.

Контур маркет - идеальное решение по крепкому алкоголю. Весь их функционал заточен на правильный учёт крепкого алкоголя и алкоголя в общем. Списания, инвентаризация, запрос марок, отчёты по декалитрам и т.д. Всё здесь делает в один клик. Но на этом заканчивается их функционал.

Тут есть и блок "Касса" и "Склад", но функционал урезан до уровня: Завёл товар - продал товар. В рамках продажи группы, типа крепкий алкоголь - идеальная ИС. Но для продуктового магазина, где нужна гибкость, простота и скорость - это ужасно. Благодаря subtotal все работники могут работать в одной програме на разных компьютерах одновременно, при этом мы платим только за одного пользователя. У subtotal правило - 1 кассовый аппарат - 1 цена, поэтому весь функционал работает для безконечного числа сотрудников - "пользователей". А в случае с контуром, как и 1C, функционал очень сильно подвязан на 1 компьютер, из-за ЕГАИС-подключения.

С помощью данной ИС мы идеально сократили издержки по работе с алкоголем. Нам не понадобилось отдельного человека, который бы сводил продажи и отчёты за каждый день в общий отчёт для государства. 

2. Блок "Отчётность". Также у Контура есть куча других сервисов, которые позволяют легко формировать и сдавать отчетность, в том числе и по алкоголю, используя журнал продаж, удаленно, преносить остатки из предыдущих деклараций, делать кое-какие расчеты налогов и проверку их правильности, не беспокоясь о том, правильно ли ты вообще заполнил форму отчета, которые в свою очередь постоянно меняются. За это плата берётся отдельно, но сильно упрощает работу бухгалтерии. Без этой ИС бухгалтеру приходилось бы все время искать и скачивать новые формы отчетов, заполнять их вручную, отыскивая в порядке заполнения отчета назначение каждой строки. Здесь же это все делается нажатием пары кнопок. Легко можно посмотреть пояснения и какие-то измнения в законодательстве касаемо отчета, которые ты мог пропустить или забыть. А перед отправкой отчета программа проверяет все соотношения цифр, чтобы выявить ошибки по рассеянности или по незнанию принципа заполнения отчета.



Таким образом, мы смогли избежать многих проблем и сократить временные издержки, которые в итоге свелись бы к дополнительным сотрудникам - бухгалтерам, что в свою очередь к росту риска за некачественно оформленную работу. Штрафы в работе с алкоголем - одни из самых больших, поэтому с помощью ИС мы минимизируем человеческий фактор в работе.

Google excel - наше все... пока 

Я долго изучал вопрос, как можно автоматизировать процессы в любом деле, производстве, бизнесе. Как сделать, чтобы твои знания не терялись, а наоборот аккумулировались и передавались. Чтобы потери в производстве были минимальны с приходом нового человека, а при этом затраты только уменьшались. И первое, что необходимо сделать - это создать базы знаний по отдельным процессам. 

Например, существует ассортимент в 4000 позиций. Весь этот ассортимент можно приобрести у 100 поставщиков. И ещё около 30-50 поставщиков имеют схожий ассортимент с ценовой разницей. У каждого поставщика особое время заказа, доставки, минимальная сумма заявки. Сюда ещё накладывается телефонные номера торговых представителей, супервайзеров и подмены с других районов, в случае ЧП. Как поступают в малом бизнесе, когда ограниченное количество ресурсов? Нанимают человека и создают под него должность "товаровед", в обязаности которого входит знать весь ассортимент магазина, знать всех поставщиков и поддерживать ассортимент и склад. 

Но такая ситуация приводит к тому, что бизнес-процесс завязывается на одного человека. И если даже этот человек самостоятельно у себя в "тетрадке" структурирует информацию о поставщиках, то всё равно информация исчезнет вместе с этим человеком. К тому же это увеличивает расходы на фонд оплаты труда, а также очень сильно привязывает процесс с професиональными и личными качествами человека.

А вот таким путём пошли мы

таблица "заявки вторник"

Под каждый процесс мы создаём таблицы, которые помогают нам решать задачи втечение дня. Например, это наше решение с ассортиментом. Мы структурировали всех поставщиков, их ассортимент, минимальное количество заявки, сколько нам нужно сегодня и т.д. Такой подход помогает нам:

1. Мы не держим "лишнию" информацию в голове, ведь у каждого человека "жёсткий диск" сильно ограничен.

2. Мы знаем точно, с какими поставщиками мы сегодня работаем.

3. Мы мониторим весь ассортимент.

4. Легко можно проверить, что будет куплено или купили на прошлой неделе из любой точки.

5. Скорость, удобство.

6. Каждый может справится с таким заданием - не нужно большого опыта, навыка.

Вот ещё один прекрасный пример, как мы улучшили интерфейс и упростили работу


Очень распространённый метод оценки эффективности сотрудника "Контрольный лист наблюдения" мы трансформировали в google таблицы. Тем самым мы решили проблемы:

1. Эффективное управление качеством работы на должности

2. Скорость

3. Сократили расходы (бумага)

4. База знаний. Можно посмотреть работу за любой день сотрудника и проследить динамику. (месяц\год)


5. Доступность. Каждый может посмотреть результат в любой момент в любом месте. Хоть со смартфона, хоть с компьютера дома.

6. Эффективность работы, открытость и честность.

Каждая таблица, либо совокупность таблиц - это уже готовые блоки нашей будущей информационной системы. И самое главное - это работает и помогает делать нам нашу работу эффективнее и проще.  Пользуешься ли ты google таблицами или супер удобной информационной системой собственной разработки - это лишь оболочка(интерфейс), а начинка - это база знаний, при взаимодействии с которыми мы упрощаем работу. Конечно, вечно работать нельзя на таблицах. И нужно развивать эту область. И у нас есть план - какие блоки нужно создавать и с чего нужно начинать.

Набросок структуры информационной системы

1. Склад. Это то на чём держится вся работа. Приём, списание, создание товара - склад. Мы начнём с него.

2. Касса. Этот модуль идёт рука об руку с модулем "Склад". Нужно иметь возможность продавать товар. Эти два модуля - основа, поэтому они выделены красным. Работа над ними будет самой важной, интенсивной и ответственной.

2.1. Интеграция с налоговой + с ЕГАИСом - это непосредственные вещи, которые сейчас необходимы всем. Без пункта 2.1. - ИС пустышка, с п.2.1. - это готовый продукт.

После п.2.1 - этот продукт можно запускать в работу. Предполагается, что появление этих модулей и замена существующих ИС: subtotal, kontur - не пренесёт финансовой выгоды на начальном этапе, но упростит жизнь сотрудникам - это уж точно.

3. Маркетинговые акции. С этого модуля начнётся настоящая работа. В этот момент должен работать полноценный маркетинговый отдел, который должен постоянно генерировать идеи, как увеличить выручку. Для этого нужен опыт, математика и аналитика. Именно этот модуль должен упростить работу BACK офиса (управляющая компания) и FRONT офиса (управление магазинами). Скорость в принятии решений, аналитика, подсчёты - всё это должно приносить существенный профит для компании уже с первых работ.

4. Учёт товарных остатков. Модуль необходимый для магазинов, с помощью которого упростится учёт товарных остатков, переучёт. Управляющие магазинами смогут контролировать и управлять с помощью даного модуля остатками, интенсивностью движения товара, его привлекательностью и т.д. Именно аналитика с этого модуля позволит отделу маркетинга ещё более эффективнее делать маркетинговые акции и рекламные компании.

Эти два модуля п.3 и п.4 - сделает наши магазины существенно лучше относительно других. Именно после этого этапа наша ИС будет существенно отличаться от любых предложенных на рынке "общих" товаро-учётных программ. Этот этап должен существенно подчеркнуть важность нашей собственной разработки. С этого момента можно будет утверждать о прибыльности своей ИС, как отдельного продукта.

5. Финансы. Модуль, консолидирующий финансовые данные из различных разделов информационной системы. В данном модуле формируется управленческая отчетность. Необходимый этап для понимания работы всего бизнеса. Интеграция с 1С - это будет вишенкой на торте для наших бухгалтеров. 

На этом этапе прогнозировать и планировать становится тяжелее. Поэтому остальные этапы веделяются чёрным цветом, и выносятся как необязательные на начальном этапе разработки (если будет необходимость в других работах), но в тоже время эти модули улучшат управление, контроль, бизнес-процессы. 

Оставшиеся модули "Персонал", "Управление персоналом", "Задачи" - это всё то, что прекрасно работает в гугл таблицах и не требует срочной интеграции с общей ИС. Графики, КЛН, Задачи на день и другое - всё это прекрасно работает и сегодня.

Зачем мы обязаны разрабатывать собственную информационную систему в виде веб-приложения, когда есть 1С? 

Наша система изначально задумывалась как SaaS-решение (software as a service). Информационная система в данной модели представляет из себя веб-приложение. Пользователи системы работают с программой через Интернет, используя обычный веб-браузер. 

1. Простота использования и поддержки SaaS — технология будущего. Доступность и высокая скорость Интернета позволит работать с программным обеспечением, не устанавливая его на локальный компьютер. Сегодня для использования информационной системы Subtotal, либо Kontur нужно всего лишь зайти через стандартный веб-бразуер на сайт и ввести логин и пароль. Необходимость администрирования, настройки и технической поддержки локального сети и программного обеспечения отпадает.

2. Эффективное решение для большой розничной сетиSaaS-модель идеально подходит для розничной сети. Преимущества: быстрое развертывание системы, единая техническая поддержка, единое место хранения данных, более высокая безопасность, единая база поставщиков, адресов, телефонов. Все процессы в информационной системе совершаются в онлайне. Это дает возможность мгновенно получать данные о работе всех точек и принимать оперативные решения. Система может быть очень просто развернута в любом месте, где есть Интернет. Это дает новые возможности эффективной организации бизнеса. 

3. Независимость от “железа”, новые возможности — мобильные устройства. Информационная система в виде веб-приложения делает независимым от аппаратных решений и операционных систем. Систему можно использовать на любом мобильном устройстве с веб-браузером и выходом в Интернет. Это дает новые возможности в использовании различных мобильных устройств.

4. Основа франчайзинга. Информационная система будет давать серьезные конкурентные преимущества для наших будущих франчайзи. Франчайзи получат эффективную систему для управления бизнесом. При этом информационная система в виде веб-приложения будет являться эффективным инструментом контроля франчайзи. При серьезном нарушении условий договора и стандартов компании франчайзи могут быть отключены от информационной системы и базы данных. Вопрос контроля франчайзи на первом этапе развития системы франчайзинга очень важен. Неразвитость в России культуры франчайзинга, а также отсутствие широкой известности торговой марки, создает риски для владельца франшизы. Информационная система является тем инструментом, который сделает взаимоотношения между компанией и франчайзи более прочными. 

Здесь стоит привести пример “Макдоналдс”. На первом этапе развития “Макдоналдс” также использовал инструменты контроля франчайзи помимо лицензионного договора. Таким инструментом для “Макдоналдс” была недвижимость. Корпорация “Макдоналдс” покупала или строила недвижимость, в которой размещался франчайзинговый ресторан “Макдоналдс”. Франчайзи становился арендатором Корпорации. И таким образом у Корпорации появлялся инструмент контроля франчайзи, которые нарушали стандарты или условия лицензионного договора. Договор аренды мог быть расторгнут и тогда франчайзи терял не только лицензию, но и сам ресторан. 

Уже сегодня нам удалось добиться больших результатов ,используя 4 разных инструмента, каждый из которых построен по принципу облачной информационной системы. Хотя мы испытываем дискомфорт и трудности при интерграции данных систем, но это всё позволяет нам быть в 4 раза эффективнее, чем те, кто используют только одну программу с сильно ограниченными возможностями. И только представить можно, насколько лучше и слаженнее работать будут магазины и команды, когда мы сделаем интеграцию всех возможностей в одну систему.

Когда мы это осуществим? По нашим планам сначала мы должны встать на ноги и набрать торговую силу, чтобы никакие предприниматели - одиночки не могли составлять нам и близко конкуренцию. И как только наша компания будет уверенно себя чувствовать, мы начнём вкладываться в развитие. Если это не произойдёт раньше) 

________________________________________

Данный пост - часть серии "Room БАЗАР Road Show". 

 Предыдущие части: 

 1. Бизнес-идея - магазин формата "c-store" 
 2. Наш продукт - Room БАЗАР 
 3. Маркетинговая стратегия, реклама, бренд


 Впереди:
- Франчайзинг в продуктовом ритейле: цель, планы. 
- ООО "ДЕЛАЙ ХОРОШО РИТЕЙЛ" - история, факты, цифры 
- Куда пойдут инвестиции: стратегия, бизнес-план 
- Почему мы это сделаем - команда, партнёры, единомышленники 
 - Инвестиционное предложение 

 ________________________________ 

 Хотите "покорить" Мир вместе с нами? Хотите стать нашим партнером? Хотите с нами пройти этот тернистый, но увлекательный путь? Присоединяйтесь к нашей команде: roombazar.store@gmail.com \ Страница в Вконтакте https://vk.com/delai_horosho_artem \ Страница в Instagram https://www.instagram.com/delai_horosho/